Moderna processer för att berätta Norrbottens historia

Uppdragsgivare: Norrbottens Museum
Projekt: Förändringsledning för utställningsprocess och verksamhetsplanering
Roller: Förändringsledning, facilitering, målstyrning

Norrbottens Museum är en plats som samlar många, från skolklasser och ungdomar till pensionärer och allt där mellan. Deras uppdrag är att förmedla och berätta historien om Norrbotten genom tiden. Museet har många olika delar i verksamheten och jobbar både med att hitta och identifiera föremål, katalogisera och bevara dem för framtiden. Och såklart att ställa ut och berätta om dem, så att museets besökare kan komma och uppleva och lära sig.

Utmaning

Organisationen har många olika verksamheter, som jobbar med väldigt olika saker. Vilket innebär en stor utmaning att få ihop alla olika processer, projekt och arbetsflöden för att skapa en utställning på ett sätt som både skapar värde för besökarna, och ser till att organisationen har möjlighet att berätta de historier de vill.

Uppdrag

Facilitera och driva arbetet med att ta fram nya processer och arbetsmetoder för museets verksamhet. Identifiera möjliga förändringar och förbättringar organisatoriskt, för att lättare kunna arbeta tillsammans. Skapa långsiktighet för de utvalda, prioriterade arbetsprocesserna, samt ge museets medarbetare verktyg för att själva kunna driva processerna framåt.

Lösning

Projektet genomfördes i två faser:
Fas ett innebar en övergripande kartläggning av nuläget följt av en designsprint tillsammans med en arbetsgrupp från museet, där vi identifierade och snabb-prototypade potentiella lösningar, testade och valde ut de bästa. Lösningen blev en mix av en ny metod för verksamhetsplanering, organisatoriska lösningar för att öka tvärfunktionellt arbete och en helt ny projektmodell för att kunna jobba mer snabbrörligt.
I fas två stöttade vi museet i implementeringen av en OKR-inspirerad modell för målstyrning, hela vägen från att ta fram en gemensam mission och guidande principer som definierar verksamhetens VARFÖR, till att bryta ner missionen i en konkret verksamhetsplanering i kortare cykler. Ett tvärfunktionellt strategiskt utvecklingsteam skapades dessutom för att få till ett mer avdelningsövergripande arbetssätt där fokus var på verksamheten i sin helhet och de övergripande viktigaste prioriteringarna.

"För oss har arbetet med Driftwind gett oss den draghjälp som har behövts för att komma ur gamla hjulspår. Den gamla verksamhetsplaneringsmodellen var ingen nöjd med, det var i princip en enda omfattande att göra-lista. Både medarbetare och chefer önskade en tydligare struktur, långsiktighet och bättre uppföljning. Nu har vi arbetat ett helt verksamhetsår med den nya modellen och har dessutom, i samverkan med medarbetarna, tagit fram sex övergripande målområden samt en mission med guidande principer. Vi har såklart fortfarande en del att jobba med, men utan Driftwind hade vi inte kommit dit vi är idag."

– Nils Harnesk, Chef Samlingsavdelningen, Norrbottens museum